Es ist längst kein Randphänomen mehr, dass Kollegen beim Arbeiten nicht nebeneinander sitzen. Meist befinden sie sich nicht einmal im gleichen Gebäude. Oder geschweige denn im selben Land. 

Grund für diese Entwicklung ist die stetig zunehmende Digitalisierung und der damit verbundene wachsende Stellenwert von New Work Konzepten in Unternehmen. Eine Entwicklung, die bereits vor der COVID-19 Krise begann. Doch durch die zwangsweise Umstellung auf Home Office wurden zahlreiche Herausforderungen im Umgang mit Remote Work offenbar.

Viele Organisationen stehen vor der Gratwanderung, zukunftsfähig zu bleiben, effiziente Wertschöpfungsketten zu unterhalten und gleichzeitig die eigenen Mitarbeiter auch unter neuen Rahmenbedingungen glücklich zu machen. Schließlich haben Werte wie Freiheit, Selbstbestimmung und Work-Life-Balance heute eine ganz andere Bedeutung und Brisanz, als noch vor 10 Jahren.  Virtuelle Teams sind also nicht nur in der Corona Krise notgedrungen eine Lösung, sondern auch Antwort auf diesen Balanceakt. 

Von virtuellen Teams sprechen wir, wenn mehrere Mitarbeiter oder Freelancer ortsunabhängig zusammenarbeiten. In manchen Fällen sind davon alle Mitglieder eines Teams betroffen. In anderen nur ein Teil, sodass häufig auch von “hybriden Teams” die Rede ist. Egal wie ausgeprägt der “Remote Faktor” ist; was in puncto Flexibilität, Effizienz und Nutzung der individuellen Potenziale großen Mehrwert bieten kann, erfordert von Organisationen ein Umdenken sowie neue Lösungen für interne Prozesse. 

Denn virtuelle Teams benötigen eine andere Art der Führung, als Mitarbeiter vor Ort. Ein Aspekt, bei dem das schnell offensichtlich wird, ist das Onboarding.

Was ist Onboarding?

Das neudeutsche Wort Onboarding beschreibt den Prozess der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters in seine Arbeitsumgebung, zukünftige Aufgaben und Unternehmensstrukturen.

Ziel ist dabei nicht nur, von Anfang an die Produktivität hoch zu halten oder Absprungraten in der Probezeit zu verringern. Das Onboarding hat vor allem auch den positiven Effekt, dass Mitarbeiter auf sozialer Ebene besser in ihr neues berufliches Umfeld integriert werden. Die bewusste Unterstützung durch Vorgesetzte und Kollegen schafft Vertrauen, Loyalität und letztlich auch eine größere Motivation.

Welche Rolle spielt Onboarding für virtuelle Teams?

 Auch wenn die zu erledigende Arbeit dieselbe ist, unterscheiden sich virtuelle Teams und Teams aus Mitarbeitern vor Ort grundlegend in ihrer Funktionsweise und in ihren Bedürfnissen. Bei Remote-Teams findet der Kontakt untereinander häufig nur über digitale Medien statt. Faktoren wie die interne und externe Kommunikation, Projektmanagement, Disziplin und das Gemeinschaftsgefühl sind daher komplett anders gelagert.

Gleichermaßen gewinnt somit auch das Onboarding für virtuelle Teams eine spezielle Bedeutung.

Chancen, die ein gutes Onboarding für virtuelle Teams bietet

Die meisten von uns wissen, wie sich der erste Arbeitstag in einem neuen Unternehmen anfühlt. Mitarbeitern von Remote-Teams geht es dabei nicht anders. Nur kommt für sie noch erschwerend hinzu, dass sich persönliche Nähe und Arbeitsprozesse nicht 1:1 vom Onsite-Büro in die digitale Welt übertragen lassen. 

Ein gutes Onboarding bietet daher vielseitige Chancen:

  • Es kann sichergestellt werden, dass der Mitarbeiter alle Zugänge, Programme, Informationen und Anleitungen hat, um von Beginn an voll einsatzfähig zu sein;
  • Team-Mitglieder können sich gegenseitig kennenlernen und eine Beziehung aufbauen;
  • Das Vertrauen zwischen Kollegen und dem Unternehmen wird gestärkt.

Der wichtigste Punkt: ein gutes Onboarding ermöglicht, dass sich ein neuer Mitarbeiter trotz räumlicher Distanz und selbstständigen Arbeitens in sein Job-Umfeld integriert und sich dem Team zugehörig fühlt. 

Herausforderungen beim Onboarding neuer Mitarbeiter bei virtuellen Teams

Ohne Frage hat das Setting eines virtuellen Teams eine ganz eigene Dynamik, wenn es um den Onboarding-Prozess geht:

 Typische Gelegenheiten für das Teambuilding wie kurze Gespräche in den Kaffeeküchen, gemeinsame Mittagspausen oder After-Work-Events fehlen; 

  • Die interne Kommunikation von virtuellen Teams verläuft zumeist asynchron und über elektronische Medien, was anderer Strategien bedarf;
  • Eine große Bandbreite an technischen Anforderungen muss abgedeckt werden (Ausstattung mit passenden Endgeräten und Programmen, das Einrichten von VPN-Zugängen, Einweisung in spezifische Programme etc.).

Darauf sollten Sie beim Onboarding neuer Mitarbeiter für Ihr virtuelles Team achten

Damit Ihr Onboarding bei virtuellen Teams trotz räumlicher Einschränkungen ein Erfolg wird, können Sie verschiedene Elemente in den Prozess der Einarbeitung integrieren:

Schon vor dem eigentlichen Start beginnen

Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters sollte bei virtuellen Teams idealerweise nicht am ersten Arbeitstag beginnen, sondern wesentlich früher. Zum einen, um auf technischer Ebene sicherzustellen, dass alles eingerichtet ist und das neue Teammitglied unmittelbar und vor allem selbstständig mit der Arbeit starten kann. 

Zum anderen, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie die Person schon vorher besser in das Miteinander mit den neuen Kollegen eingeführt werden kann. Das könnte eine nette E-Mail mit der Vorstellung des Teams sein oder ein gemeinsamer Videochat.

Sowohl die Führungskraft als auch zukünftige Kollegen sollten sich Zeiten im Kalender blocken, die einzig für die Einführung in Aufgaben, Tools oder auch nur für einen kurzen Check-in reserviert sind.

Willkommenspaket

Ein Willkommenspaket ist eine sehr persönliche Geste, die dem neuen Mitarbeiter helfen soll, sich geschätzt und zugehörig zu fühlen. In physischer Form, also beispielsweise gefüllt mit einem interessanten Buch oder gebrandeten Geschenken, sollte es die Person bestenfalls in den Tagen vor dem Start im Team erreichen. 

 Falls es nicht möglich das Paket per Post zu schicken ist, so kann es auch digital gestaltet sein, zum Beispiel in Form kostenloser Zugänge zu Kursen oder Gutscheine. 

Virtuelle Ice-Breaker

Virtuelle Ice-Breaker können ein wirksamer Hebel sein, damit die Kollegen des Remote-Teams sich besser kennenlernen können. Am besten bieten sich hierfür Video Meetings aller Mitarbeiter an, die gezielt das persönliche Miteinander fördern. Dabei können die Teammitglieder beispielsweise in freundlichen Quiz-Wettbewerben gegeneinander antreten, Spiele wie eine Online-Schnitzeljagd spielen oder sich in einer virtuellen Happy Hour über ihre Ziele, Wünsche und Lebensgeschichten austauschen. Regelmäßig durchgeführt tragen solche Treffen und der persönliche Austausch intensiv zum Teambuilding bei. 

Workflows

Für reibungslose Abläufe ist bei virtuellen Teams ein Projektmanagement essentiell, dass die Bedürfnisse aller abdeckt und auf digitales Arbeiten abgestimmt ist. Besonders wichtig sind hierfür Kommunikations- und Organisationstools, die intuitiv bedienbar sind und die Verständigung untereinander fördern. Auf diese Weise können sich alle Team-Mitglieder zeitnah abstimmen und erhalten zu jedem Zeitpunkt all die Informationen, die sie zum Ausführen ihrer Tätigkeiten benötigen. Klar strukturierte und kommunizierte Workflows erleichtern es nicht zuletzt auch neuen Mitarbeitern, sich zu orientieren und die eigenen Aufgaben effizient zu erledigen.  

Einsatz eines Mentors oder Buddys

Eine oftmals unterschätzte und sehr wirkungsvolle Waffe beim Onboarding ist der Einsatz eines Mentors bzw. Buddys. Das heißt, ein Mitglied aus dem virtuellen Team übernimmt für den neuen Mitarbeiter die Rolle einer direkten Bezugsperson. Das ist sowohl auf inhaltlicher Ebene sinnvoll, da so fachliche Fragen oder Unklarheiten bei den Arbeitsabläufen schnell und nachhaltig geklärt werden können. Aber auch auf persönlicher Ebene bietet das Mentoring einen großen Mehrwert. Es kann der Person, die zu dem Remote-Team stößt, Ängste und Zweifel nehmen sowie eine emotionale Bindung zu Arbeitskollegen stärken.  

Du siehst, es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten, das Onboarding in virtuellen Teams effektiv und trotz der räumlichen Distanz auch persönlich zu gestalten. Das verhilft allen Beteiligten zu einem besseren Start. 

Möchtest Du Dein virtuelles Team erweitern? Dann liefert Dir diese Checkliste für die Rekrutierung und das Onboarding neuer Mitarbeiter in virtuellen Teams eine wichtige Unterstützung.

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