Wusstest du, dass 3 von 4 virtuellen Teams zum Scheitern verurteilt sind?

Auch wenn die Studie, die auf dieses Ergebnis kam, schon etwas älter ist und Remote Teams längst vom Randphänomen zur Alltagspraxis aufgestiegen sind, der fade Beigeschmack der Prognose bleibt. 

Das virtuelle Arbeiten ist für viele Unternehmen nach wie vor Neuland oder wird als Übergangslösung gesehen. Erfahrungswerte und geeignete Strategien stecken erst in den Kinderschuhen. Manch ein Teamleiter fühlt sich da schnell wie die damaligen Seefahrer. Eine Mannschaft, ein Schiff und einen Auftrag unter sich – aber gefühlt keine Ahnung, wie und wo die Reise hingeht.  

Ehe Du Dich und Deine Mitarbeiter aber schon vor Deinem inneren Auge hilflos stranden siehst, habe ich gute Neuigkeiten für dich: Es gibt ein paar Prinzipien für die Führung von Remote Teams, die sich als erfolgreich bewährt haben.

Was ist beim Management auf Distanz anders?

Ein Team aus mehreren Mitarbeitern zu führen ist ein Paradebeispiel für Multitasking. Der Team-Leader sollte dem Vernehmen nach… 

  • …in der Lage sein, mit Menschen umzugehen und sie zu leiten;
  • …jederzeit das Projektmanagement im Griff haben;
  • …Probleme erkennen und lösen;
  • …die Interessen des Unternehmens berücksichtigen und umsetzen;
  • …die Leistung des Teams kontrollieren und entsprechend motivieren 
  • … und gleichzeitig noch als Coach seiner Mitarbeiter agieren.

Das klingt ziemlich anspruchsvoll nicht wahr? Wie soll der Führungsprozess dann erst aussehen, wenn Team und Führungskraft virtuell zusammenarbeiten?

Der Unterschied zwischen traditionellen Teams und Remoten Teams

Die Führung digitaler Teams ist im Vergleich zum Management von Mitarbeitern vor Ort nicht mehr oder weniger herausfordernd – sie ist schlichtweg anders. Denn virtuelle Teams haben im Grunde die gleichen Merkmale wie traditionelle Teams. Was sie voneinander unterscheidet, ist, dass Remote Teams dezentral organisiert sind. Mitarbeiter und Führungskräfte arbeiten digital, auf Distanz und häufig asynchron miteinander, wenn Unterschiede in den Zeitzonen dazu kommen. Obwohl also der Kern der Teamarbeit der gleiche ist, bedarf es bei der Führung von Remote Teams anderer Strategien. Schließlich bietet ortsunabhängiges Arbeiten nicht dieselben Rahmenbedingungen wie eine klassische Zusammenarbeit im Büro.  

 

Für Führungskräfte bedeutet dies, dass der Multitasking-Katalog um einige Punkte erweitert wird:

  • Es müssen spezielle Workflows verfolgt werden, um Aufgaben virtuell zu erledigen und den Überblick zu behalten;
  • Elektronische Kommunikation ist die Grundlage für nahezu alle Prozesse, womit wichtige Teile unserer Kommunikation, wie Körpersprache oder Betonung, wegfallen;
  • Die Selbstorganisation der Mitarbeiter wird immer mehr zum Muss; gleichzeitig steigt die Gefahr der sozialen Isolation;
  • Damit müssen Rollen und Verantwortlichkeiten für alle transparent und akzeptiert sein;
  • Mitarbeiter, und auch Du als Führungskraft, brauchen eine gute technische Ausstattung und müssen sich schnell in neue Kollaborationstools – wie z.B. Slack, Teams oder Miro – einarbeiten können;
  • Zentrale Faktoren der Zusammenarbeit wie Vertrauen, Zugehörigkeit und Motivation sind schwerer zu erreichen. 

Die meisten von uns wissen, wie sich der erste Arbeitstag in einem neuen Unternehmen anfühlt. Mitarbeitern von Remote-Teams geht es dabei nicht anders. Nur kommt für sie noch erschwerend hinzu, dass sich persönliche Nähe und Arbeitsprozesse nicht 1:1 vom Onsite-Büro in die digitale Welt übertragen lassen. 

Ein gutes Onboarding bietet daher vielseitige Chancen:

  • Es kann sichergestellt werden, dass der Mitarbeiter alle Zugänge, Programme, Informationen und Anleitungen hat, um von Beginn an voll einsatzfähig zu sein;
  • Team-Mitglieder können sich gegenseitig kennenlernen und eine Beziehung aufbauen;
  • Das Vertrauen zwischen Kollegen und dem Unternehmen wird gestärkt.

Der wichtigste Punkt: ein gutes Onboarding ermöglicht, dass sich ein neuer Mitarbeiter trotz räumlicher Distanz und selbstständigen Arbeitens in sein Job-Umfeld integriert und sich dem Team zugehörig fühlt. 

Herausforderungen virtueller Führung

Zusammengenommen mit traditionellen Managementaufgaben sind das wirklich einige Herausforderungen. Ganz zu schweigen davon, dass Multitasking selbst bereits eine Challenge sein kann

Damit Du trotz dieser Hürden Dein Remote Team zum Erfolg führen kannst, möchte ich dir einen Modellansatz als Inspiration präsentieren. Denn Hand aufs Herz: mit einem guten Plan lassen sich die meisten Dinge im (Berufs-)Leben viel besser angehen.

 

Prinzipien, die Dir die Führung von Remote Teams erleichtern

Die Führungsprinzipien, die ich Dir vorstellen möchte, sind an die transformationale Führung angelehnt, und lassen sich gut für die Arbeit mit virtuellen Teams konkretisieren. Denn sie  bilden genau jene Bereiche ab, die für die erfolgreiche Leitung eines Remote Teams essentiell sind:

Vision

Wofür stehst Du morgens auf?

Zielbilder sind ein wichtiges Element, um uns im Leben voranzutreiben. Ohne irren wir planlos umher und verschenken unsere Zeit und Energie an Dinge, die uns nicht erfüllen. Das gilt nicht nur für Dein Privatleben, sondern auch für Deinen Job.

Und was ist schlimmer, als einer, der nicht weiß, wofür er morgens eigentlich aufsteht? Richtig: mehrere, die das nicht wissen. Deshalb benötigt ein virtuelles Team eine gemeinsame Vision.

Auch wenn diese Vision vielleicht sogar in Teamarbeit geschaffen oder vom Unternehmen vorgegeben ist: als Führungskraft liegt es an Dir, Orientierung zu geben, wenn das Team die Vision aus den Augen zu verlieren scheint. Das hat nicht nur eine wichtige Funktion bei der Motivation jedes Einzelnen. Eine Vision ist zudem auch ein essentielles Element für die Steuerung eines virtuellen Teams. Die Führungskraft kann das Zielbild als Maßstab nehmen, ob alle gemeinsam an einem Strang ziehen und gesteckte Ideale erreichen oder ob sie sich in Details verlieren, die gar nicht mehr auf das Zielbild einzahlen.

Besonders wirkungsvoll sind solche Visionen, wenn sie ganzheitlich sind. Sprich, wenn der Team-Leader seinen Mitarbeitern nicht nur Vorgaben zu reinen Arbeitsinhalten macht, sondern alle Aspekte der Zusammenarbeit abdeckt. Das soziale Miteinander gehört genauso dazu, wie beispielsweise die persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten für die Teammitglieder.

Motivation

Motivation ist für virtuelle Teams ein wichtiger Hebel. Denn ohne persönlichen vor Ort Kontakt und entsprechende Kontrollmechanismen steht und fällt der Erfolg mit dem Eigenantrieb der Teammitglieder. Genau diesen Antrieb sollte eine Führungskraft stärken – aktiv wie passiv. 

 Aktive Maßnahmen können je nach Team und Lage unterschiedlich aussehen. Beispiele für die Motivation von Remote Teams wären: 

  • Regelmäßige Kommunikation und individuelle Feedbacks zwischen Führung und Mitarbeitern, sodass sich trotz Distanz frühzeitig erkennen lässt, ob es Probleme oder Unmut gibt;
  • Das Setzen von gezielten Impulsen, die auf die individuellen Motivatoren der Mitarbeiter zielen. Das kann zum Beispiel das richtige Maß an Anerkennung und Wertschätzung der einzelnen Teammitglieder sein oder auch ein tieferer Sinn, der mit der Arbeit einhergeht;
  • Das Einbinden der Mitarbeiter in die Gestaltung ihres Arbeitsumfeldes und der eigenen Aufgaben;
  • Der Einsatz einer passenden Infrastruktur für die Zusammenarbeit, um Stress- und Frust-Faktoren möglichst gering zu halten.

 Die passive Motivation für das Team besteht zu einem Großteil in der Vorbildfunktion des Team-Leaders. Lebt er die gleichen Werte, Prinzipien und Instrumente, die er seinem Team vorschlägt? Oder predigt er Wasser und trinkt Wein?

Management

Führung dreht sich vor allem darum, Orientierung zu geben, zu Veränderungen und Ergebnissen zu inspirieren und andere zu befähigen. Management bedeutet hingegen, gelernte und anerkannte Methoden auf bereits dagewesene und wiederkehrende Herausforderungen anzuwenden. In den meisten Unternehmen wird von Führungskräften beides in einer Person verkörpert. 

Doch auch wenn es im Allgemeinen beim Management um Effektivität und Effizienz geht, kannst Du Das Management Deines virtuellen Teams so gestalten, dass es auch auf die anderen Kernaufgaben von Führung einwirkt. Gerade wenn der direkte persönliche Austausch wegfällt, werden gute Managementprozesse umso wichtiger. 

Drei Aspekte solltest Du dabei besonders beachten: 

  • eine für das gesamte Team transparente Zielsetzung und -kontrolle;
  • eine klare Delegation von Aufgaben und Verantwortlichkeiten;
  • ein transparentes Ressourcenmanagement.

Individuelle Zielvereinbarungen sind in Remote Teams eher kontraproduktiv. Stattdessen helfen im Team abgestimmte Objectives mit definierten Key Results, also messbaren Ergebnissen, die auf die Zielbilder einzahlen. Diese sollen das Team auf eine enge Zusammenarbeit einschwören und Orientierung darüber verschaffen, worauf die Tätigkeiten jedes einzelnen abzielen sollten.

Sei Dir bewusst: Mikromanagement ist bei remote arbeitenden Teams eine noch viel nervenaufreibendere Anstrengung, als bei Teams, die lokal zusammenarbeiten – für alle Seiten. Wenn Du Dich also nicht im Mikromanagement verlieren möchtest, ist eine umfassende Delegation unerlässlich. 

Ein gutes Hilfsmittel hierfür sind die 7 Delegationslevel, wie sie Jurgen Appelo in Management 3.0 beschrieben hat: Dabei definiert Ihr als Team, welche wiederkehrenden Entscheidungssituationen es gibt und legt dann jeweils das Level fest:  

1. Verkünden:

Ich teile meine Entscheidung dem Team mit.

2. Verkaufen:

Ich teile meine Entscheidung dem Team mit.

3. Befragen:

Ich hole vor der Entscheidung den Rat meines Teams ein.

4. Einigen:

Das Team und ich finden einen Konsens.

5. Beraten:

Das Team entscheidet, aber ich berate sie dabei.

6. Erkundigen:

Das Team entscheidet und ich erkundige mich nur danach.

7. Delegieren:

Entscheidung liegt komplett beim Team

In jedem Fall ist es wichtig, dass das Management eines virtuellen Teams die besonderen Umstände vom Arbeiten auf Distanz berücksichtigt. Mitarbeiter sollten idealerweise in jedem Moment dazu in der Lage sein, ihre Aufgaben zu erledigen. Das reicht von der Bereitstellung der richtigen Tools bis hin zur Vertrauensbildung.

Coaching & Teamentwicklung

In einem Team treffen viele verschiedene Persönlichkeiten, Erwartungen und Bedürfnisse aufeinander. Sicherzustellen, dass alle ihre Fähigkeiten bestmöglich einsetzen und sich dabei glücklich und verwirklicht fühlen, kann eine Herausforderung sein.

Ein Teamleader sollte deshalb nicht zuletzt auch als ein Coach für seine Teammitglieder agieren. Auf diese Weise kann die Führungskraft zwei Mehrwerte erreichen. Zum einen kann die individuelle Förderung der einzelnen Mitarbeiter maßgeblich zu deren Zufriedenheit mit der Arbeit beitragen und ihre generelle Lösungskompetenz steigern.

 Auf der anderen Seite kann Coaching dabei helfen, ein System aufzubauen, indem alle Teammitglieder ihre Stärken bewusst einbringen, Konflikte offen und lösungsorientiert ansprechen und sich gemeinsam weiterentwickeln. 

…und so arbeiten dann alle glücklich im Remote Team

Um also bei unserem sprachlichen Bild vom Anfang zu bleiben: Letztlich ist das Führen virtueller Teams wie das Lenken eines Schiffs auf hoher See. 

Du als Führungskraft hast den Kompass und navigierst die Mannschaft zum nächsten Ziel. Der Schwerpunkt des Schiffs kann sich jederzeit beliebig mit den Teammitgliedern, den gestellten Aufgaben oder der Last verschieben. Zudem sollten alle “Matrosen” ihren Verantwortungsbereich kennen und beherrschen. Ganz zu schweigen davon, dass sich Umwelteinflüsse jederzeit verändern können. Die richtige Führung eines Remote Teams ist ein kontinuierlicher Entwicklungsprozess. 

Es liegt an Dir das richtige Gleichgewicht an klarer Rollenverteilung, einer passenden Infrastruktur an Tools und den eben erklärten 4 Prinzipien zu finden, um Dein Team trocken und wohlbehalten über das virtuelle Meer zum Erfolg zu führen.

In welchem der 4 Prinzipien siehst Du derzeit Deinen Schwerpunkt? Wo siehst Du die größten Herausforderungen im Führungsalltag? Lass es uns in den Kommentaren wissen!